Die meisten Organisationen, die über Automatisierung sprechen, befinden sich irgendwo auf einem Weg – aber sie wissen nicht genau wo. „Wir haben schon ein paar Flows laufen“ ist eine Aussage. „Wir sind auf Stufe B2 mit vereinzelten K3-Kompetenzen“ – das ist eine konkrete Einordnung. Und dieser Unterschied ist nicht akademisch, sondern er entscheidet darüber, welcher nächste Schritt sinnvoll ist.
Was ARM (Automation Readiness Model) misst – und was nicht
Jede Organisation hat Systeme, die laufen: ERP, CRM und Branchen-Software (bei Stadtwerken z.B. EDM, PFM). Das ist hier aber nicht gemeint.
Das ARM (Automation Readiness Model) misst den Reifegrad der eigenentwickelten Prozessautomatisierung – also der Automatisierungsschicht, die eine Organisation selbst baut und betreibt; und zwar neben den großen Systemen. Workflows, die Systeme verbinden, Daten übertragen, Aufgaben weiterleiten, Prüfschritte ersetzen. Diese Schicht existiert in vielen Organisationen noch kaum – oder nur punktuell.
Gemessen wird entlang zweier Achsen, die bewusst getrennt bleiben:
Breite (B1 – B5) misst nur eines: wo läuft eigenentwickelte Automation – wie viele Bereiche, wie viel Abdeckung.
Breite wächst durch Entscheidungen: Welcher Bereich kommt als nächstes? Wer wird einbezogen? Sie lässt sich schnell steigern – zum Beispiel durch externe Unterstützung oder einen zentralen IT-Ressource-Einsatz. Ob die Breite dann hält, entscheidet die zweite Achse. Breite ohne Kompetenz ist das typische Muster der Plattform-Falle.
| Stufe | Bedeutung |
| B1 | Ein Bereich hat etwas laufen – vereinzelt, isoliert |
| B2 | Mehrere Bereiche haben (Teil-)Prozesse automatisiert – unabhängig voneinander, keine gemeinsame Basis |
| B3 | Deutlicher Teil der Organisation abgedeckt – erste gemeinsame Standards entstehen |
| B4 | Großteil der relevanten Bereiche läuft – systematische Ausweitung |
| B5 | Flächendeckend – alle relevanten Bereiche haben laufende Automatisierungsprozesse |
Kompetenz (K1 – K5) misst nur eines: was können Menschen selbst tun – unabhängig davon wie viel gerade läuft.
Kompetenz wächst durch Erfahrung, Methode und die gezielte Weitergabe von Wissen. Entscheidend ist: K misst die organisationale Fähigkeit, nicht das Können einzelner Personen. Ein Pionier kann K4 haben, während die Organisation auf K1 steht – weil das Wissen noch nicht übertragen wurde. Erst wenn mehrere Menschen in verschiedenen Bereichen eigenständig handeln können, steigt der K-Wert der Organisation.
| Stufe | Bedeutung |
| K1 | Bewusstsein vorhanden, keine eigenständige Umsetzungsfähigkeit |
| K2 | Einzelne Personen können bauen – Organisation hängt an diesen Personen |
| K3 | Mehrere Personen in verschiedenen Bereichen können eigenständig entwickeln |
| K4 | Organisation kann standardisieren, dokumentieren und intern weitergeben |
| K5 | Vollständige Eigenständigkeit – Identifikation, Entwicklung, Betrieb und Skalierung ohne externe Hilfe |
Beide Achsen zusammen ergeben ein Bild. Und das Bild ist fast immer überraschend klar.
Wo die meisten Organisationen stehen
In der Praxis begegnen uns drei Muster immer wieder:
B1/K1 – Der Pionier: Ein Bereich hat Automatisierungsprozesse laufen – getragen von einer Person mit echter Einzelkompetenz. Die organisationale Kompetenz ist trotzdem K1: die Org kann es nicht selbst halten, weil alles an dieser einen Person hängt. Wenn der Pionier das Unternehmen verlässt, geht mit ihm das Wissen um die Automation und die Org fällt zurück auf den Status „manuell“.
B2/K1 – Das Pilot-Stadium: Mehrere Bereiche haben etwas laufen – oft durch externe Unterstützung oder weil der Pionier es gebaut hat. Die interne Fähigkeit, selbst weiterzumachen oder neue Use Cases aufzubauen, ist kaum vorhanden. Jedes neue Projekt startet von vorne.
B3/K2 – Die Plattform-Falle: Ein größerer Teil der Organisation hat laufende Prozesse – aber nur wenige Personen können bauen und weiterentwickeln. Die Breite ist vorhanden, die Kompetenz klebt an Einzelpersonen. Skalierung stockt.
Diese drei Muster sind nicht Misserfolge, sondern einfach „normale“ Entwicklungsstufen. Die Frage ist nur: Was ist der richtige nächste Schritt vom bestehenden Status quo?
Warum die Einordnung vor der Lösung kommt
Wer auf B1/K1 steht, braucht keine neue Plattform. Er braucht Struktur – eine Methode, um das Wissen des Pioniers zu übertragen und Automatisierung auf mehrere Schultern zu verteilen.
Wer auf B2/K1 steht, braucht keinen weiteren losgelösten Pilot. Er braucht ein System, um bisherige Erfahrungen nutzbar zu machen – und den nächsten Use Case nicht wieder von vorne aufzurollen.
Wer auf B3/K2 steht, braucht keine IT-Schulung für Fachbereiche. Er braucht einen niedrigschwelligen Einstieg, der Fachbereiche befähigt, eigene Automatisierungsideen zu identifizieren und einzubringen.
Das klingt simpel. Aber die meisten Beratungsangebote in diesem Bereich ignorieren konsequent die Ausgangslage. Sie verkaufen die gleiche Lösung – unabhängig davon, wo eine Organisation steht.
Was das ARM nicht ist
Das ARM ist kein Bewertungssystem, das gut oder schlecht urteilt. B0 ist kein Versagen, B5 ist kein Ziel an sich. Es ist ein Werkzeug zur Orientierung. Es beantwortet: Wo stehen wir – und was macht von hier aus Sinn?
Die Einordnung dauert keine Stunde. Sondern zwei Fragen reichen in der Regel aus, um die ungefähre Position zu bestimmen:
Wie viele Fachbereiche in eurer Organisation haben aktuell mindestens einen automatisierten Prozess der ohne IT-Support läuft?
Und: Könnten die Menschen in diesen Fachbereichen morgen einen neuen Prozess identifizieren und zur Automatisierung vorbereiten – ohne externe Hilfe?
Die Antworten zeigen schnell, wo man steht.
Zur Einordnung
Das ARM ist kein Patentrezept. Es ist ein Ausgangspunkt für eine ehrliche Bestandsaufnahme. Was danach kommt, hängt von der Einordnung ab – nicht von einem Standardprogramm.
Wer wissen will wo er steht, kann das in einem kurzen Gespräch herausfinden. Mehr braucht es in der Regel nicht.
myFlow begleitet Organisationen dabei, Automatisierung als systematische Fähigkeit aufzubauen – nicht als Projekt.
