Stell dir vor, du fängst nicht bei null an.

Das zweite oder dritte Automatisierungsprojekt geht viel schneller als das erste – nicht weil das Team schneller geworden ist, sondern weil die Erfahrung aus dem ersten Projekt nicht verloren gegangen ist. Sie ist dokumentiert, strukturiert, und direkt nutzbar.

Das ist die Idee hinter einer Use Case Galerie.

Was eine Use Case Galerie ist

Eine Use Case Galerie ist eine strukturierte Sammlung von Automatisierungsideen und -projekten in einer Organisation. Jeder Eintrag beschreibt einen konkreten Prozess: Was wird automatisiert? Welcher Fachbereich? Welcher Aufwand war nötig? Welcher Nutzen entsteht?

Das klingt simpel. Ist es auch. Aber die meisten Organisationen haben das nicht.

Stattdessen existiert Automatisierungswissen verteilt bei einzelnen Personen, in alten Projektordnern, oder gar nicht – weil das Wissen mit dem Projekt geendet hat. Jedes neue Vorhaben startet dann von vorne: gleiche Fragen, gleiche Recherchen, gleiche Fehler.

Dieser zentrale Zusammenhang wird häufig übersehen

Eine Use Case Galerie, die nur Prozesse beschreibt, bleibt an der Oberfläche. Der eigentliche Wert entsteht eine Ebene tiefer.

Jeder Automatisierungsprozess besteht aus Bausteinen. Ein Prozess „Eingangsrechnungen verarbeiten“ enthält zum Beispiel: einen Auslöser (E-Mail geht ein), eine Extraktion (Daten aus Anhang lesen), eine Entscheidungslogik (Betrag unter Freigabelimit?), eine Aktion (Buchung im ERP anstoßen) und eine Benachrichtigung (Bestätigung senden).

Jeder dieser Bausteine erfordert eine bestimmte Capability – eine technische Fähigkeit und der Menschen, die sie nutzen. Dateien lesen ist eine Capability. API-Verbindungen aufbauen ist eine andere. Entscheidungslogik formulieren, Daten transformieren, Fehler abfangen – das sind alles eigene Fähigkeiten.

Viele Organisationen wählen ihre Plattform bevor sie wissen welche Capabilities sie brauchen. Sie schauen auf Features und Demos – aber nicht auf die Bausteine der eigenen Prozesse. Das Ergebnis: Die Plattform kann vieles, aber nicht genau das was am häufigsten gebraucht wird.

Eine Use Case Galerie, die Capabilities erfasst, ändert das:

Plattformentscheidungen werden datenbasiert. Welche Capabilities brauchen wir in den nächsten 20 Use Cases? Die Antwort liegt in der Galerie. Nicht in den Top-20-Automation-Videos auf YouTube.

Wiederverwendung wird sichtbar. Wenn 15 verschiedene Use Cases dieselben drei Bausteine nutzen, lohnt es sich diese Bausteine einmal sauber zu entwickeln – und danach zu referenzieren statt neu zu bauen. Das fünfte Projekt wird dadurch nicht einfach „schneller“ – es profitiert direkt von allem was vorher gebaut wurde.

Kompetenzaufbau wird gezielt. Wer sieht, dass eine bestimmte Capability in der Hälfte aller geplanten Use Cases benötigt wird, weiß wo er als erstes investieren soll. Nicht ins nächste Training über alle Funktionen einer Plattform – sondern in die Fähigkeit, die den größten Hebel hat.

Wie genau dieser Zusammenhang zwischen Prozess, Capability und Tool strukturiert wird – und was das für die Auswahl und den Aufbau einer Automatisierungsplattform bedeutet – behandeln wir in einem eigenen Blogbeitrag ausführlicher.

Was eine gute Galerie enthält

Nicht jede Sammlung ist eine Galerie. Ein Ordner mit alten Workflow-Dokumenten ist kein Werkzeug.

Was eine Use Case Galerie nutzbar macht:

Einheitliche Struktur: Jeder Eintrag enthält die gleichen Informationen – Prozessbeschreibung, Fachbereich, benötigte Capabilities, Automatisierungsgrad, Aufwand, Nutzen, Status. Nur so lassen sich Einträge vergleichen, durchsuchen und für Plattform- und Kompetenzentscheidungen auswerten.

Zugänglichkeit für Fachbereiche: Die Galerie ist nicht für IT-Experten gebaut, sondern für alle die Automatisierungspotenziale erkennen und einbringen wollen. Sprache und Struktur müssen das widerspiegeln.

Lebendigkeit: Eine Galerie die nicht gepflegt wird, wird nicht genutzt. Es braucht einen klaren Prozess: Wer fügt ein? Wer reviewt? Wann wird aktualisiert?

Die Galerie als Grundlage für mehr

Eine Use Case Galerie ist kein Selbstzweck. Sie ist die Grundlage für strategische Entscheidungen.

Welche Prozesse haben das größte Automatisierungspotenzial? Wo ist der ROI am höchsten? In welchen Fachbereichen wird zuerst investiert? Diese Fragen lassen sich mit einer gepflegten Galerie datenbasiert beantworten – statt auf Bauchgefühl oder die Lautstärke einzelner Stakeholder.

Und sie ist die Grundlage für ein Competence Center (siehe unseren Blogbeitrag zu Competence Center – „The new Kitt on the Block“). Ein CC ohne Galerie arbeitet ohne Gedächtnis.

Wie man anfängt

Eine Use Case Galerie entsteht nicht durch ein Infrastrukturprojekt. Sie entsteht durch Use Cases. Sie entsteht durch das konkrete Machen. Der einfachste Start: Bestandsaufnahme. Welche Prozesse sind bereits automatisiert? Was wurde versucht und hat nicht geklappt? Was steht auf der Wunschliste der Fachbereiche?

Diese Inputs strukturiert erfassen, einheitlich dokumentieren, zugänglich machen – das ist der erste Schritt. Alles weitere wächst daraus.

Das Werkzeug dafür muss kein komplexes System sein. Es muss vor allem eines: für Fachbereiche einfach konsumierbar sein, nicht nur für IT. Eine Galerie, die nur von Technikern gepflegt werden kann, ist keine Galerie – sie ist ein weiteres Silo. myFlow•Studio ist unser Ansatz dafür: Use Cases strukturiert erfassen, mit Capabilities verknüpfen, und für alle zugänglich machen die Automatisierungspotenziale einbringen wollen.

myFlow• begleitet Organisationen dabei, Automatisierung konkret umzusetzen und als systematische Fähigkeit aufzubauen – nicht als Projekt.