Fördermittelprüfungen sind komplex, weil Förderfähigkeit immer vom Kontext abhängt. Hier zeigen wir, wie die positionsweise, nachvollziehbare Prüfung von Rechnungen in kommunalen Infrastrukturprojekten von Stadtwerken wie z.B. bei Glasfaser- oder Wärmenetzen schneller, besser und mit weniger Stress funktionieren kann. Gebaut wurde sie als konkreter Anwendungsfall auf Basis unseres modularen myFlow•Kit.

Das unterschätzte Problem der Fördermittelprüfung

Fördermittel sind ein zentrales Instrument, um große Infrastruktur-, Digitalisierungs- und Ausbauprojekte umzusetzen. Ob Glasfaser, Energie, Mobilität oder kommunale Entwicklung – ohne Förderung wären viele Vorhaben in dieser Form nicht realisierbar.

Was dabei oft unterschätzt wird: Die eigentliche Herausforderung beginnt nicht mit der Bewilligung, sondern mit der Abrechnung bzw. Prüfung von Fördermitteln.

In der Praxis bedeutet es:

• umfangreiche Rechnungen mit vielen Einzelpositionen
• unterschiedliche Gewerke, Lieferanten und Abrechnungslogiken
• wechselnde Förderrichtlinien, Modelle und Stichtage
• hohe Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Dokumentation

Jede Rechnung muss geprüft werden. Nicht pauschal, sondern positionsweise. Und nicht nur auf rechnerische Korrektheit, sondern auf Förderfähigkeit im konkreten Kontext.

Besonders deutlich wird diese Herausforderung aktuell im Umfeld kommunaler Infrastrukturprojekte, etwa beim Ausbau von Wärmenetzen. Stadtwerke stehen hier vor der Aufgabe, Leistungen über unterschiedliche Förderprogramme wie BAFA, KfW oder BEW hinweg korrekt einzuordnen und nachvollziehbar abzurechnen.

Der Aufwand dafür ist erheblich – und wächst mit jedem Projekt, jeder zusätzlichen Trasse, jedem neuen Förderprogramm. Das ist extrem aufwändig, teilweise sehr frustrierend im Prüfvorgang und bindet massive Personalkapazitäten.

Warum die Fördermittelprüfung besonders komplex ist

Fördermittelrechnungen lassen sich nicht wie klassische Eingangsrechnungen prüfen. Der Grund: Förderfähigkeit ist keine Eigenschaft der Rechnung. Die Förderfähigkeit ergibt sich vielmehr aus dem Zusammenhang von durchzuführenden oder durchgeführten Maßnahmen, darauf basierenden Rechnungen und dem jeweiligen Förderregime, in dem man sich bewegt.

Die gleiche Leistungsposition kann:

• in Projekt A vollständig förderfähig sein
• in Projekt B nur anteilig
• in Projekt C gar nicht

Ob eine Position förderfähig ist, hängt u. a. ab von:

• dem konkreten Projekt oder Netz-Abschnitt
• dem Fördergebiet
• dem angewendeten Fördermodell
• dem Bewilligungszeitraum
• der vertraglichen Grundlage
• vorhandenen Nachweisen (z. B. Aufmaß, Abnahme)

Ein Beispiel:
Tiefbau Aufbruch und Wiederherstellung kann förderfähig sein, wenn sie unmittelbar mit einer förderfähigen Netzbaumaßnahme verbunden ist und im bewilligten Gebiet liegt. Ohne diesen Zusammenhang ist dieselbe Position nicht förderfähig.

Hinzu kommt:
Förderstellen erwarten klare Begründungen, keine impliziten Annahmen. Jede Entscheidung muss im Zweifel erklärbar und belegbar sein – auch Jahre später.

Fördermittel-Rechnungsprüfung ist damit weniger ein Buchhaltungsprozess und mehr eine regel- und kontextbasierte Entscheidungsaufgabe.

Wie Fördermittelrechnungen heute geprüft werden – und wo die Grenzen liegen

In vielen Organisationen funktioniert die Fördermittelabrechnung heute vor allem durch Erfahrung und Sorgfalt einzelner Personen.

In der Praxis werden Fördermittelrechnungen häufig durch eine manuelle Sichtprüfung der PDF-Dokumente kontrolliert. Ergänzend kommen Excel-Listen zum Einsatz, in denen projektspezifische Regeln und individuelle Prüfhinweise festgehalten sind. Positionen werden markiert, kommentiert und bei Unklarheiten mit handschriftlichen oder digitalen Anmerkungen versehen. Offene Fragen werden meist durch Rückfragen bei der Projektleitung oder der Bauüberwachung geklärt. Ein nicht zu unterschätzender Teil der Entscheidung basiert dabei auf implizitem Erfahrungswissen – nach dem Prinzip: „So haben wir das bisher immer gemacht.“

Dieses Vorgehen ist nachvollziehbar – und oft alternativlos gewachsen. Es hat aber klare Grenzen:

• Hoher Zeitaufwand pro Rechnung
• Inkonsistente Entscheidungen, wenn mehrere Personen prüfen
• Geringe Skalierbarkeit bei steigender Projektzahl
• Abhängigkeit von Einzelwissen
• Erschwerte Nachvollziehbarkeit für Dritte

Solange das Volumen überschaubar ist, lässt sich das kompensieren.
Sobald Förderprogramme größer, Projekte komplexer oder Prüfanforderungen strenger werden, stößt dieser Ansatz an seine Grenzen.

Nicht, weil er fachlich falsch ist, sondern weil er operativ nicht mehr tragfähig ist.

Unser Ansatz: Automatisierte Fördermittelprüfung

Aus der Praxis heraus wurde schnell klar: Eine nachhaltige Lösung für die Fördermittelabrechnung darf nicht nur schneller sein. Sie muss vor allem in bestehende Prozesse integrierbar sein. Genau daran scheitern viele fertige Lösungen.

Denn selbst das beste Prüftool hilft wenig, wenn es nicht an die vorhandenen Abläufe angeschlossen werden kann. Rechnungen liegen je nach Organisation in unterschiedlichen Systemen, Dateiablagen oder E-Mail-Postfächern. In manchen Fällen existieren bereits Vorverarbeitungsschritte oder etablierte Tools, in anderen nicht. Starre Lösungen, die einen bestimmten technischen Rahmen voraussetzen, erzeugen hier oft mehr Reibung als Entlastung.

Mit myFlow•InvoiceCheck verfolgen wir deshalb bewusst einen komponentenbasierten Ansatz. Statt einen festen Prozess vorzugeben, setzen wir auf flexibel kombinierbare Bausteine, die sich an die jeweilige Ausgangssituation anpassen lassen.

Ist bereits eine zentrale Dateiablage wie etwa ein SharePoint vorhanden, kann diese direkt angebunden werden. Gibt es keine geeignete Infrastruktur, stellen wir eine eigene, strukturierte Ablage bereit. Werden Rechnungsdaten bereits durch bestehende Systeme ausgelesen, knüpfen wir daran an. Fehlt diese Vorverarbeitung, übernehmen Texterkennung und Strukturierung automatisch per OCR.

So entsteht kein Bruch im Prozess, sondern ein durchgängiger Ablauf, der dort ansetzt, wo die Organisation aktuell steht.

In der Anwendung zeigt sich dieser Ansatz besonders deutlich. Die Rechnung bleibt der zentrale Bezugspunkt, wird jedoch um strukturierte Informationen ergänzt. Positionen werden erkannt, einzeln bewertet und mit den jeweils relevanten Regeln und Kontextinformationen verknüpft. Förderrichtlinien, Entscheidungshilfen und Begründungen sind direkt eingebunden und jederzeit einsehbar.

Wichtig ist dabei: myFlow•InvoiceCheck trifft keine pauschalen Entscheidungen. Die Prüfung erfolgt stets positionsweise und kontextbezogen – mit klarer Begründung, warum eine Leistung als förderfähig, nicht förderfähig oder prüfbedürftig eingestuft wird.

Damit verschiebt sich der Fokus der Arbeit: Weg vom manuellen Sichten und technischen Zusammenführen von Informationen, hin zur fachlichen Bewertung auf Basis eines integrierten, konsistenten Prüfprozesses.

Wie eine geprüfte Rechnung konkret aussieht

Auf den ersten Blick unterscheidet sich der Prüfprozess in myFlow•InvoiceCheck nicht grundlegend von dem, was Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter heute kennen: Die Originalrechnung bleibt sichtbar und bildet weiterhin die Grundlage der Prüfung. Der entscheidende Unterschied liegt darin, wie zusätzliche Informationen strukturiert und zugänglich gemacht werden.

Im Zentrum steht die Rechnung selbst – ergänzt um eine strukturierte Sicht auf die erkannten Rechnungspositionen. Jede Position wird einzeln aufgeführt und nicht mehr nur als Textzeile betrachtet, sondern als eigenständiges Prüfelement. Mengen, Einheiten, Beträge und Beschreibungen werden automatisch erkannt und sauber voneinander getrennt. Das ermöglicht nochmal ein visuelle Überprüfung, ob alle Rechnungspositionen richtig erkannt wurden im Sinne von „human-in-the-loop“ (Anmerkung: im Rahmen von elektronischen Rechnungen wird dieser Prozessschritt zunehmend einfacher und erfordert deutlich weniger manuellen Überprüfungsaufwand.

Parallel dazu wird jede Position fachlich eingeordnet. Das System zeigt, welche Förderrichtlinie oder welches Regelwerk für die jeweilige Leistung relevant ist und wie diese Position bewertet wird. Statt eines pauschalen Ergebnisses entsteht so eine positionsweise Einschätzung, die differenziert zwischen förderfähig, nicht förderfähig oder prüfbedürftig unterscheidet.

Besonders wichtig ist dabei die Begründung. Zu jeder Bewertung wird nachvollziehbar dargestellt, warum eine Position so eingestuft wurde – etwa aufgrund einer bestimmten Regel, eines Fördermodells oder eines projektbezogenen Kontexts. Diese Begründungen sind kein nachträglicher Kommentar, sondern integraler Bestandteil der Prüfung.

Für die fachliche Arbeit bedeutet das eine deutliche Entlastung. Prüferinnen und Prüfer müssen nicht mehr zwischen PDF, Excel und weiteren Unterlagen wechseln, sondern erhalten alle relevanten Informationen gebündelt an einer Stelle. Rückfragen lassen sich gezielter stellen, Entscheidungen schneller treffen und Ergebnisse konsistent dokumentieren.

Gleichzeitig bleibt die Kontrolle jederzeit beim Menschen. Einzelne Positionen können geprüft, hinterfragt oder – falls nötig – manuell angepasst werden. Die Entscheidung ist damit nicht automatisiert im Sinne einer Blackbox, sondern strukturiert vorbereitet und transparent unterstützt.

Weiterhin „lernt“ das System aus manuell vorgenommenen Zuordnungen. Das erhöht die zukünftige Treffsicherheit und reduziert die manuell erforderlichen Eingriffe – zumindest bis zur nächsten Anpassung im Förderregime!

Automatisierte Fördermittelprüfung: Was im Hintergrund passiert

Fördermittelprüfung lässt sich nicht vollständig in starre Regeln übersetzen. Förderrichtlinien sind komplex, Ausnahmen sind häufig, und viele Entscheidungen entstehen erst durch die Einordnung einer Leistung in ihren fachlichen Zusammenhang. Genau deshalb reicht weder reine Regelautomatisierung noch eine isolierte Textanalyse aus.

In myFlow•InvoiceCheck erfolgt die Bewertung von Rechnungspositionen KI-gestützt, jedoch nicht losgelöst vom fachlichen Rahmen. Grundlage ist immer ein klar definiertes Fördermittelregime, das der KI explizit als Kontext mitgegeben wird – etwa Förderrichtlinien, Fördermodelle, Zeiträume, Projektparameter oder Gebietszuordnungen. Die KI bewertet eine Position also nicht abstrakt, sondern im Rahmen dieses vorgegebenen Entscheidungsraums.

Um diesen Kontext nicht nur implizit, sondern strukturiert abzubilden, arbeiten wir mit sogenannten Context Graphen. Sie machen sichtbar, in welchem Zusammenhang eine Rechnungsposition steht: zu welchem Projekt sie gehört, welchem Abschnitt oder Fördergebiet sie zugeordnet ist, welche Förderrichtlinie gilt und welche Nachweise oder vergleichbaren Fälle existieren. Eine Position wird damit Teil eines Beziehungsnetzes statt eines isolierten Prüffalls.

Dieser graphbasierte Kontext bildet die Grundlage dafür, dass die KI ihre Einschätzung nicht allein auf Text oder Statistik stützt, sondern auf Zusammenhänge. Förderfähigkeit ergibt sich so aus dem Zusammenspiel von Leistung, Projekt, Gebiet, Zeitraum und Förderlogik – also genau aus den Faktoren, die auch in der manuellen Prüfung eine Rolle spielen.

Wichtig ist dabei: Der Context Graph dient nicht dazu, Entscheidungen zu „verstecken“, sondern sie erklärbar zu machen. Bewertungsgrundlagen lassen sich entlang dieser Beziehungen nachvollziehen – etwa warum eine Position als förderfähig gilt, weil sie einem bestimmten Abschnitt zugeordnet ist, der innerhalb eines bewilligten Fördergebiets liegt.

So entsteht eine Entscheidungsunterstützung, die fachlich näher an der Realität liegt als starre Regelwerke und gleichzeitig konsistenter ist als rein manuelle Prüfungen. Die KI liefert eine fundierte Einschätzung, der Context Graph liefert den Zusammenhang – die fachliche Kontrolle bleibt jederzeit erhalten.

Für alle regelbasierten Prozessschritte sowie die Integration zwischen den einzelnen Komponenten (wie z.B. Fileserver, Docling, Vektordatenbank) kommt als Workflow- und Integrationstool n8n zum Einsatz.

Entstanden aus einem konkreten Anwendungsbedarf

Der Ansatz hinter myFlow•InvoiceCheck ist aus konkreten Fragestellungen kommunaler Unternehmen entstanden. In der Zusammenarbeit mit Stadtwerken zeigte sich früh, dass die Abrechnung von Förderprojekten in unterschiedlichen Bereichen zwar fachlich verschieden ist, strukturell jedoch sehr ähnliche Herausforderungen mit sich bringt.

Sowohl beim Glasfaserausbau als auch beim Ausbau von Wärmenetzen treffen umfangreiche Infrastrukturmaßnahmen auf komplexe Förderlogiken. Projekte gliedern sich in Abschnitte, Leistungen werden über viele Einzelpositionen abgerechnet und Förderfähigkeit ergibt sich erst im Zusammenspiel von Projektstruktur, Fördergebiet, Zeitraum und angewendetem Förderregime.

Hinzu kommt, dass kommunale Unternehmen häufig mehrere Förderprogramme parallel berücksichtigen müssen. Im Glasfaserausbau ebenso wie im Energiebereich greifen unterschiedliche Richtlinien, etwa auf Bundes- oder Landesebene. Die fachliche Bewertung einzelner Rechnungspositionen ist damit weniger eine Frage des Rechnungstextes als der korrekten Einordnung in den jeweiligen Förderkontext.

Aus diesen Fragestellungen heraus entstanden die ersten Umsetzungen bei myFlow•. Ziel war es, Rechnungen so aufzubereiten, dass Förderfähigkeit strukturiert, kontextbezogen und nachvollziehbar geprüft werden kann – unabhängig davon, ob es sich um Glasfaser- oder Wärmenetzprojekte handelt.

Dass beide Anwendungsfälle von kommunalen Unternehmen adressiert werden, ist dabei kein Zufall. Stadtwerke bündeln heute häufig unterschiedliche Infrastrukturbereiche unter einem organisatorischen Dach. Genau diese Realität war Ausgangspunkt für unseren Ansatz.

Übertragbarkeit auf weitere Förder- und Prüfkontexte

Die Beispiele aus dem Glasfaserausbau und aus Wärmenetzprojekten zeigen vor allem eines: Die eigentliche Komplexität liegt nicht im jeweiligen Fachbereich, sondern in der Struktur der Prüfung. Förderfähigkeit entsteht überall dort, wo Leistungen im Kontext von Projekten, Richtlinien, Zeiträumen und Nachweisen bewertet werden müssen.

Genau deshalb ist der Ansatz nicht auf einzelne Förderprogramme oder Branchen beschränkt. Die zugrunde liegenden Mechanismen lassen sich auf viele weitere Anwendungsfälle übertragen, in denen Rechnungen oder Leistungen nicht nur rechnerisch, sondern fachlich geprüft werden müssen.

Dazu zählen etwa:

• die Prüfung von Rechnungen gegen vertragliche Vereinbarungen oder Leistungsverzeichnisse,
• die Einhaltung von Budget- und Kostenlogiken in Projekten,
• interne oder regulatorische Compliance-Vorgaben,
• sowie die nachvollziehbare Dokumentation von Entscheidungen für Revision oder externe Prüfinstanzen.

In all diesen Fällen stellt sich dieselbe Kernfrage: Wie lassen sich Einzelpositionen konsistent, erklärbar und skalierbar bewerten, ohne den fachlichen Kontext zu verlieren?

Der hier beschriebene Ansatz liefert darauf eine allgemeingültige Antwort. Statt für jeden Anwendungsfall ein neues Spezialwerkzeug zu entwickeln, wird die Prüf- und Entscheidungslogik systematisch aufgebaut und an den jeweiligen Kontext angepasst. Das reduziert Komplexität, erhöht Konsistenz und schafft eine gemeinsame Grundlage für unterschiedliche Prüfprozesse innerhalb einer Organisation.

Gerade für kommunale Unternehmen und Stadtwerke, die parallel in verschiedenen Infrastrukturbereichen tätig sind, entsteht so ein einheitlicher Ansatz für sehr unterschiedliche Aufgaben – von Fördermittelabrechnung bis hin zu internen Prüf- und Kontrollprozessen.

Eine Lösung – Teil von etwas Größerem: myFlow•Kit

Die hier beschriebene Fördermittel- und Rechnungsprüfung ist bewusst als konkreter Anwendungsfall dargestellt. Sie steht jedoch nicht für sich allein, sondern ist Teil eines übergeordneten Ansatzes, den wir mit dem myFlow•Kit verfolgen.

Grundidee von myFlow•Kit ist es, digitale Lösungen nicht von bestehenden Tools oder Technologien aus zu denken, sondern vom Anwendungsfall. Am Anfang steht immer die Frage: Was soll geprüft, entschieden oder unterstützt werden? Erst daraus leitet sich ab, welche Komponenten tatsächlich benötigt werden.

Ein wesentlicher Bestandteil dieses Baukasten-Ansatzes ist der gezielte Einsatz bewährter Open-Source-Technologien. Nicht als Selbstzweck, sondern dort, wo sie fachlich und organisatorisch sinnvoll sind.

Entscheidend ist dabei nicht die einzelne Komponente, sondern ihre kuratierte Einbettung: Open Source wird so ausgewählt, kombiniert und betrieben, dass daraus stabile, wartbare Lösungen entstehen – ohne zusätzliche Komplexität für Anwenderinnen und Anwender.

Genau dieses Prinzip – Offenheit auf der technischen Ebene bei klarer Struktur und Verantwortung auf der Lösungs­ebene – prägt auch den Aufbau von myFlow•InvoiceCheck. Hier sind es unter anderem die folgenden Komponenten:

• die Extraktion (aus Emails) und Ablage von Dokumenten und Rechnungen,
• die Verarbeitung von Dokumenten und Rechnungen,
• die strukturierte Erfassung einzelner Positionen,
• die Einbindung von Förderlogiken und Kontextinformationen,
• sowie eine Oberfläche, die Entscheidungen nachvollziehbar darstellt.

Andere Anwendungsfälle benötigen andere Bausteine – oder dieselben Bausteine in einer anderen Kombination. Genau hier setzt der Baukasten-Gedanke an. Statt monolithischer Lösungen kommen kuratierte, erprobte Komponenten zum Einsatz, die sich flexibel zusammenstellen lassen.

Dabei geht es nicht um maximale technische Vielfalt, sondern um gezielte Auswahl. Wenn bestehende Systeme oder Datenquellen vorhanden sind, werden sie eingebunden. Wenn bestimmte Grundlagen fehlen – etwa eine zentrale Dateiablage oder eine Vorverarbeitung von Dokumenten – werden diese gezielt ergänzt. So entsteht eine Lösung, die sich an die reale Ausgangssituation anpasst, statt neue Abhängigkeiten zu schaffen.

Der Fördermittel-Check ist damit kein Sonderfall, sondern ein Beispiel dafür, wie aus einem klar umrissenen Bedarf eine funktionierende Lösung entsteht. Andere Anwendungsfälle lassen sich nach demselben Prinzip umsetzen – mit anderen Schwerpunkten, aber auf derselben technischen und konzeptionellen Grundlage.

In einem separaten Beitrag gehen wir detaillierter darauf ein, wie das myFlow-Kit aufgebaut ist, welche Komponenten zur Verfügung stehen und wie aus Anwendungsfällen konkrete Setups entstehen. An dieser Stelle soll vor allem eines deutlich werden: Die Lösung ist kein Zufallsprodukt, sondern das Ergebnis eines bewusst modularen Ansatzes. Welcher Grundgedanke, welche Philosophie und welche Vorteile aus dem Einsatz von Open Source Tools entstehen, haben wir in dem Blogbeitrag „Open-Source klingt komplex – bis es jemand richtig kuratiert“ beschrieben.

Fazit und Ausblick

Fördermittelabrechnung ist kein Randthema, sondern ein zentraler Bestandteil vieler kommunaler Infrastrukturprojekte. Ob Glasfaser oder Wärmenetze – überall dort, wo öffentliche Mittel eingesetzt werden, steigen die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Konsistenz und fachliche Sorgfalt. Gleichzeitig wächst der operative Aufwand, der mit klassischen, weitgehend manuellen Prüfprozessen nur schwer zu bewältigen ist.

Der hier beschriebene Ansatz zeigt, wie sich diese Herausforderung strukturiert angehen lässt. Durch die Kombination aus kontextbasierter KI, transparenter Entscheidungslogik und einer klaren Fokussierung auf einzelne Rechnungspositionen entsteht eine Prüfunterstützung, die Fachabteilungen entlastet, ohne fachliche Verantwortung zu verdrängen. Entscheidungen werden nicht automatisiert „abgenommen“, sondern besser vorbereitet, erklärbar gemacht und konsistent dokumentiert.

myFlow•InvoiceCheck ist dabei ein konkretes Beispiel für diesen Ansatz – entstanden aus realen Fragestellungen kommunaler Unternehmen und bewusst so gestaltet, dass er über einzelne Förderprogramme oder Anwendungsfälle hinaus nutzbar ist. Glasfaser- und Wärmenetzprojekte zeigen exemplarisch, wie unterschiedlich die fachlichen Inhalte sein können, während die strukturellen Anforderungen an Prüfung und Nachvollziehbarkeit gleich bleiben.

Gleichzeitig macht dieser Anwendungsfall deutlich, wie wir digitale Lösungen grundsätzlich verstehen: nicht als starre Produkte, sondern als passgenaue Zusammenstellung bewährter Komponenten – ausgerichtet am konkreten Bedarf. Das myFlow•Kit bildet dafür den Rahmen und ermöglicht es, ähnliche Fragestellungen in anderen Kontexten mit demselben Prinzip umzusetzen.

Der nächste Schritt liegt weniger in der Ausweitung einzelner Funktionen als in der Übertragung dieses Ansatzes auf weitere Prüf- und Entscheidungsprozesse. Überall dort, wo komplexe Regeln, Projekte und Dokumente zusammenkommen, entsteht Bedarf an Struktur, Kontext und Erklärbarkeit.

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